PUSTAKAWAN RUJUKAN SEBAGAI INTERMEDIARY : KASUS INDONESIA
Posted by Puji Raharjo Soekarno on December 9, 2008
Pendahuluan
Bila anda memiliki kesempatan untuk mendatangi sebuah perpustakaan di sebuah kota besar di Indonesia, cobalah datang ke ruang rujukan. Anda biasanya (dan hampir pasti akan menemukan jajaran buku-buku dan ensiklopedi dengan volume atau jilid yang cukup panjang yang sudah berdebu dan jarang dipergunakan. Dan cobalah anda tanya ke pustakawan yang bertugas di ruang itu. Tanyakan misalnya, dimana bisa ditemukan biografi Susilo Bambang Yudhoyono, tahun berapa ia masuk AKABRI dan jabatan territorial apa yang pernah disandangnya. Anda tentu akan mendapat jawaban tidak tahu, koleksi tidak ada atau bahkan ia akan ketakutan menghadapi sikap anda yang terkesan offensif.
Gambaran tersebut di atas, bukanlah sesuatu yang yang dibuat-buat dan didramatisir, tetapi merupakan fenomena umum di perpustakaan-perpustakaan Indonesia. Layanan rujukan bagi kebanyakan perpustakaan di Indonesia adalah pelengkap dari sebuah sistem yang disebut sebagai perpustakaan, yang didalamnya mempersyaratkan adanya layanan sirkulasi dan layanan referensi. Dalam paradigma yang demikian, lalu yang terjadi kemudian ruang referensi di letakkan di lantai paling atas dari sebuah gedung perpustakaan yang bertingkat, atau di bagian belakang dan sempit dari sebuah gedung perpustakaan.
Lebih jauh lagi, seringkali (setelah ruang referensi ada di lantai atas dan dibagian belakang) koleksi referensi perpustakaan berisi buku-buku, ensiklopedi-ensiklopedi dan kamus yang telah out-of-date. Koleksi tersebutpun biasanya hanyalah hibah dari perpustakaan besar atau dari dermawan yang baik hati yang karena telah memiliki versi terbaru kemudian menghibahkan koleksinya tersebut ke perpustakaan.
Layanan rujukan
Secara sederhana, layanan rujukan adalah sebuah layanan dimana sumber-sumber referensi terseleksi disediakan oleh perpustakaan dimana pemakai dapat melihat dan bila perlu melalui bantuan pustakawan. Definisi di atas menurut Wyer disebut sebagai level konservatif atau menurut Samuel Rothstein sebagai level minimal dari layanan rujukan. Dalam arti yang lebih luas layanan rujukan menurut Han & Goulding sebagai layanan yang disediakan oleh perpustakaan rujukan yang meliputi koleksi, fasilitas dan staf rujukan baik staf klerikal atau staf profesional. Arti luas dari layanan rujukan ini tidak hanya merujuk kepada koleksi, tetapi juga pustakwan rujukan dan fasilitas pendukung lainnya.
Apa yang terjadi di Indonesia seperti layanan rujukan masih pada level dasar atau level minimal, dimana pelayanan rujukan dipresentasikan sebagai ruang koleksi rujukan yang di dalamnya tersedia koleksi rujukan, dan staf yang ada di ruang tersebut hanya bertugas menunjukkan dimana buku rujukan tertentu tersedia atau bahkan hanya untuk menyusun kembali buku rujukan ke tempat semua dan membantu memfotokopikan bahan yang diminta oleh pemakai.
Idealnya, layanan rujukan merupakan ujung tombak dari perpustakaan di mana, penelusuran, query dan pelayanan perpustakaan dipusatkan. Sebuah booth rujukan atau ruang rujukan idealnya dapat membantu pemakai mulai dari pertanyaan sederhana seperti menunjukkan dimana lokasi toilet, sampai pada pertanyaan riset. Untuk itu diperlukan dukungan staf yang kompeten dan sumber-sumber informasi yang memadai.
Di Indonesia, pada umumnya staf yang diletakkan di bagian pelayanan rujukan adalah staf klerikal yang tidak memiliki kompetensi untuk melayani pertanyaan rujukan. Sedangkan pustakawan profesional biasanya diletakkan di posisi di belakang meja, di bagaian pengolahan, karena bagian ini dipandang sebagai bagian yang mempersyaratkan keahlian dan intelektualitas. Padahal dewasa ini, di era copy cataloguing, pekerjaan mengolah buku merupakan pekerjaan copy dan paste yang tidak memerlukan keahlian yang khusus.
Pustakawan rujukan sebagai intermediary
Intermediary didefinisikan oleh Peter Ingwersen (1992) sebagai orang atau mesin yang ditempatkan antara sistem temu kembali dan pemakai dengan tujuan untuk mentransformasikan secara interaktif permintaan informasi ke dalam rumusan query yang sesuai dengan satu atau beberapa sistem temu kembali dengan tujuan untuk membantu pemakai menemukan informasi yang dibutuhkan dan memperjelas penelusuran dan menemukan maksud dari pertanyaan yang diajukan. Secara tradisional, intermediary adalah pustakawan atau spesialis informasi (information specialist). Suatu sistem temu kembali mencakup representasi teks, sistem klasifikasi dan sistem peningdeksan dan teknik-teknik temu kembali melalui katalog, database dan sumber informasi lainnya.
Sebagai intermediary, pustakawan memiliki fungsi yang sangat penting, karena ia merupakan antar muka antara permintaaan dan pertanyaan pemakai dengan koleksi dan informasi dalam arti luas. Keberhasilan pemakai perpustakaaan dalam menemukan informasi tidak hanya bergantung kepada sistem temu kembali yang sophisticated, karena seringkali sistem gagal menerjemahkan bahasa dan kemauan dari pemakai, tetapi juga kemampuan pustakawan untuk membantu pemakai menemukan informasi yang diperlukan.
Disinilah peran pustakawan rujukan sebagai intermediary, di mana pustakawan rujukan menempatkan dirinya sebagai perantara antara pemakai dengan khazanah perpustakaan dalam arti seluas-luasnya. Untuk itu diperlukan sejumlah prasyarat agar pustakwan rujukan mampu menjadi perantara antara pemakai dan sumber-sumber informasi, yaitu :
1. Pustakawan rujukan haruslah seorang subject specialist yang memiliki latar belakang kemampuan dalam subyek-subyek tertentu dan memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan. Hal ini diperlukan agar pustakawan rujukan mampu menangkap maksud dari permintaan yang diajukan pemakai dan mememukan maksud dibalik pertanyaan yang diajukan.
2. Pustakwan rujukan harus memiliki ketrampilan komunikasi yang tinggi sehingga ia dapat menggali informasi secara mendalam dari pemakai. Ketrampilan komunikasi ini ini penting karena pustakwan rujukan bukanlah mesin pencari, tatapi ia harus lebih menonjolkan sisi kemanusiaannya untuk membedakannya dengan mesin pencari. Dengan kemampuan komunikasi yang baik, ia dapat menggali informasi sebaik-baiknya dan menyampaikan informasi ke pemakai dengan baik pula.
3. Pustakwan rujukan harus berani keluar dari kepompong yang membelenggunya selama ini. Kepompong yang dimaksud di sini adalah batasan-batasan ilmu perpustakaan yang selama ini ia pahami, standar pelayanan yang selama ini dipraktekkan dan memperluas pengetahuannya lebih luas lagi.
4. Pustakawan rujukan harus adaptif terhadap perubahan lingkungan eksternal. Perubahan lingkungan eksternal itu berupa perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berpengaruh terhadap perpustakaan, perubahan sosial dan perubahan perilaku pemakai yang menuntut pelayanan lebih baik lagi.
Pustakawan Rujukan dan Search Engine
Terdapat kesangsian dalam era informasi ini tentang masih perlukan pustakwan rujukan di tengah dominasi Google dan mesin pencari lainnya. Masih diperlukankah pustakawan rujukan? Bukanlah semua sudah dapat dilakukan oleh Google?
Bila pustakwan rujukan tidak ingin ditinggalkan oleh mesin pencari dan sumber-sumber internet seperti lainnya, maka yang harus dilakukan oleh pustakawan adalah menjadikan Google dan sumber-sumber internet lainnya sebagai fasilitas yang dapat mempermudah tugasnya. Adalah tugas pustakwan rujukan untuk dapat membuat pemakai perpustakaan lebih efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumber-sumber internet tersebut. Sumber-sumber internet, bila tidak dibarengi dengan ketrampilan dalam penelusuran hanya akan menjebak pemakainya ke informasi-informasi yang mubazir dan sampah.
Apa yang harus dilakukan di Indonesia?
Dalam konteks Indonesia, dimana kondisi pelayanan rujukan seperti dipaparkan di bagian awal tulisan ini, adalah sesuatu yang niscaya bila ada pendapat yang menyatakan bahwa layana rujukan tidak diperlukan. Bila kondisi layanan rujukan seperti apa yang terjadi sekarang ini, maka pelayanan rujukan di Indonesia tidak diperlukan, karena merupakan koplementer, jumlah pengunjung per hari tidak sesuai dengan biaya pengadaan koleksi rujukan dan gaji staf rujukan, dan secara umum hanya membebani anggaran perpustakaan.
Untuk itu, agar pelayana rujukan dan pustakwan rujukan tidak mubazir, maka harus ada penyadaran tentang pentingnya posisi pelayanan rujukan dan pustakawan rujukan. Dengan kata lain, perlu adanya dekonstruksi layanan perpustakaan dan khususnya layanan rujukan.
Bila selama ini ada kesan pelayanan rujukan hanya pelengkap, maka saatnya harus dirubah bahwa pelayanan rujukan merupakan ujungtombak dari pelayanan perpustakaan. Untuk itu, lokasi layanan rujukan harus berada di posisi paling depan atau secara langsung berhadapan dengan pemakai, sehingga apabila pengunjung datang ke perpustakaan, maka yang pertama sekali ditemukan oleh pemakai adalah pelayanan rujukan.
Pustakawan yang menempati pos rujukan hendaknya mereka yang memang benar-benar ahli, bukan tenaga klerikal sehingga dapat dengan baik melayani kebutuhan informasi dari pemakai perpustakaan. Bila selama ini pustakawan ahli menempati pososi dibalik meja, maka posisi sekarang saatnya mereka berada di depan, dan pekerjaan dibalik meja dapat dikerjakan oleh tenaga klerikal melalui copy cataloging.
Definis pelayanan rujukan juga harus diperluas, bukan hanya melayani pertanyaan sederhana dan informasi singkat saja, tetapi dalam arti luas memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Pelayanan rujukan harus dapat menjadi intermediary antara pemakai dengan sumber-sumber informasi dalam arti yang seluas-luasnya.
Yang tidak kalah penting dan justeru yang paling utama adalah, pustakawan rujukan harus memiliki akses seluas-luasnya ke sumber-sumber informasi yang ada dan memiliki kemampuan untuk memanfaatkan sumber-sumber informasi tersebut.
Libarian 2.0 bukan Library 2.0
Bila seiring perkembangan web 2.0 muncul dikalangan perpustakaan untuk megembangkan library 2.0, sebuah perpustakaan yang lebih dinamis, terbuka, dan komunikatif, maka menurut penulis justeru yang paling penting dalam konteks Indonesia adalah mengembangkan Librarian 2.0.
Librarian 2.0 memiliki ciri terbuka, user oriented, responsif, dinamis, dan terus belajar akan perubahan lingkungan eksternalnya. Pustakawan membuka diri dari kungkungan gedung perpustakaan dan pemahaman yang sempit akan misi perpustakaan. Pustakawan generasi ini lebih berfokus kepada pemakai. Ini berbeda dengan pustawakan generasi sebelumnya yang memaksa pemakai untuk mengikuti aturan perpustakaan dan pemakai dipaksa untuk mengerti logika pustakawan. Library 2.0 berfokus kepada pelayanan kepada pemakai. Sebagai lembaga pelayanan, maka yang dilakukan adalah memahami masyarakat yang dilayani dan mengikuti kehendak yang dilayani.
Librarian 2.0 cerdas menghadapi perubahan ilmu pengetahuan dan teknologi, dan memanfaatkan perubahan tersebut sepenuhnya untuk meningkatkan pelayanan kepada pemakai. Perubahan eksternal dianggap sebagai peluang dan bukan sebagai tantangan. Perubahan eksternal dianggap sebagai peluang untuk meningkatkan pelayanan kepada pemakai. Ia memiliki ciri adaptif dan mampu beradaptasi dengan perubahan.
Penutup
Sebagai intermediary, pustakawan rujukan harus berhadapan dan beradaptasi dengan dua hal sekaligus, yakni perubahan perilaku pemakai dan perubahan dan ledakan sumber-sumber informasi. Oleh karena itu, pustakwan rujukan harus mampu memahami perilaku dan keinginan pemakai dan secara cermat dan tepat memanfaatkan sumber-sumber informasi yang tersedia.
